Д.В. ВОЛОДИН

ПРОБЛЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Volodin D.V. Organization problems of interdepartmental exchange of electronic documents

Аннотация / Annotation

В статье анализируются современные тенденции межведомственного информационного взаимодействия, ключевые проблемы и принципы организации межведомственного электронного документооборота (МЭД). Рассматривается практическая реализация данных положений на примере проекта создания системы МЭД для федеральных органов исполнительной власти РФ.

This article is devoted to the analysis of contemporary trends in interdepartmental informational interaction. It is describing key problems and principles of interdepartmental exchange of electronic documents. The Federal «MEDO» project is considered as an example of practical realization.

Ключевые слова / Keywords

Государственная программа «Информационное общество (2011-2020 годы)», межведомственное информационное взаимодействие, межведомственный электронный документооборот (МЭД), Единый портал государственных услуг, Общероссийский государственный информационный центр (ОГИЦ), автоматизированная система управления документами (АСУД).

State Program «The Information Society (2011-2020)», interdepartmental informational interaction, interdepartmental exchange of electronic documents, Integrated state services portal, The All-Russian State Informational Center, electronic record management system (ERMS).

ВОЛОДИН Дмитрий Владимирович - аналитик-консультант направления Microsoft SharePoint, «Электронные Офисные Системы», г. Москва; 8-495-221-24-31 доб. 313, +7-903-261-34-49; Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

В настоящее время в России в рамках построения «электронного правительства» реализуется сразу несколько крупных государственных проектов. Для специалистов по управлению документами, безусловно, особый интерес представляет проект создания системы межведомственного электронного документооборота для федеральных органов исполнительной власти РФ.

Создание такой системы позволит объединить используемые в различных государственных органах разнородные системы управления документами в единое информационное пространство. Решение подобных задач позволяет выйти на качественно новый уровень применения электронных документов в деятельности государственных органов. В свою очередь, легализация и практическое внедрение электронных форм межведомственного взаимодействия должны привести к серьезным улучшениям в процессах исполнения государственных функций и оказания услуг гражданам и организациям.

Проблемы организации межведомственного информационного взаимодействия имеют важное практическое значение для специалистов отрасли управления документами и архивами. Впервые для федеральных органов исполнительной власти установлено обязательное наличие информационных систем, обеспечивающих создание, обработку и хранение электронных документов ведомства. Сегодня к этому добавляется также возможность электронного обмена документами с другими органами власти путем подключения к системе межведомственного электронного документооборота.

Описываемая проблематика является одним из новых направлений в практике управления документами и практически не отражена в имеющихся публикациях. Исключение составляют отдельные статьи, преимущественно прикладного характера, посвященные ходу реализации федерального проекта «МЭДО», проводимого под эгидой ФСО РФ. Кроме того, в последнее время вопросы межведомственного электронного документооборота достаточно активно обсуждаются в публикациях в профессиональном и научном сообществе, в отраслевых периодических изданиях и на интернет-ресурсах.

В научных журналах данная тема до настоящего времени не рассматривалась, хотя отдельные вопросы долговременного хранения и использования электронных документов были освещены в публикациях журналов «Вестник архивиста» и «Отечественные архивы» .

Тенденции развития межведомственного информационного взаимодействия. В настоящее время на государственном уровне принят целый ряд основополагающих концептуальных документов, в которых поставлена задача формирования в обозримом будущем т.н. «электронного правительства» в Российской Федерации. Под электронным правительством понимается эффективная система межведомственного информационного взаимодействия и предоставления государственных услуг гражданам и организациям на основе использования современных информационных технологий.

В последнее время в области автоматизации документооборота в государственном секторе наблюдается значительный прогресс. Многие министерства и ведомства уже в течение ряда лет используют в своей работе различные автоматизированные системы управления документами (АСУД), выбор которых был основан на характере деятельности ведомства, объеме документооборота, требованиях к его надежности и безопасности, особенностях работы с теми или иными документами. За время использования АСУД были накоплены значительные объемы архивов электронных документов.

Предпринимаются также отдельные шаги в области организации межведомственного информационного взаимодействия. В настоящее время информация достаточно активно передается между органами власти, в том числе и в электронном виде. Отдельные органы исполнительной власти на постоянной основе взаимодействуют друг с другом путем обмена электронными документами, обладающими официально признанной юридической силой. Это взаимодействие осуществляется на основе принятия соответствующих соглашений между участниками обмена.

Межведомственный электронный документооборот существует также между отельными федеральными органами в рамках решения комплексных задач государственного управления, требующих активного обмена информацией. Так например, благодаря наличию специальной подсистемы обмена данными к системе электронного документооборота Министерства экономического развития и торговли РФ подключены подведомственные федеральные службы и агентства В их числе – Федеральная служба по тарифам (ФТС России), Федеральные агентства – по управлению федеральным имуществом (Росимущество), кадастра объектов недвижимости (Роснедвижимость), по управлению особыми экономическими зонами (РосОЭЗ) и Российский фонд Федерального имущества (РФФИ). Отдельные ведомства разрабатывают типовые соглашения об информационном взаимодействии, к которым в добровольном порядке могут присоединяться заинтересованные организации.

Одной из наиболее динамично развивающихся областей электронного взаимодействия органов исполнительной власти является предоставление ими государственных услуг гражданам и организациям через Интернет. В связи с повышением значимости сети Интернет в жизни общества и государства сайты органов власти становятся их официальными представительствами в глобальном информационном пространстве, наполняются официальной информацией (нормативные документы, новости, актуальная справочная информация и др.) и обеспечивают интерактивное взаимодействие с гражданами и организациями благодаря работе «виртуальных приемных», служб «одного окна», предоставлению отдельных специализированных услуг и др. Реализация всех указанных видов взаимодействия требует организации достоверного и юридически значимого электронного документооборота между органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями и гражданами.

В целях создания единой точки доступа граждан и организаций к информации и сервисам государственных органов создан Единый Портал Государственных Услуг (www.gosuslugi.ru). Данный портал включает единый реестр государственных услуг, а также содержит сведения о порядке и условиях их оказания. В настоящее время портал представляет собой общую информационно-справочную систему по взаимодействию населения с органами власти. В будущем через Единый Портал планируется организовать полноценное оказание услуг в электронной форме, что также подразумевает обмен юридически значимыми электронными документами.

В дополнение к порталам госуслуг во многих ведомствах организована работа т.н. служб «одного окна». Службы «одного окна» представляют собой специально созданные структурные подразделения органов исполнительной власти, которые осуществляют функции оформления и выдачи физическим или юридическим лицам запрашиваемых ими документов.

Обслуживание в режиме «одного окна» призвано исключить возможность необоснованного привлечения организаций и граждан к оформлению или согласованию документов, выдаваемых органами исполнительной власти (справок, копий, выписок, согласований, разрешений, лицензий, аттестатов, удостоверений, документации и др.). Использование электронных форм взаимодействия в работе служб «одного окна» позволяет превратить их в эффективный инструмент централизованного и качественного предоставления государственных услуг, благодаря значительному сокращению времени на подготовку запрашиваемых документов.

В рамках подготовки документов по запросам заявителей служба «одного окна» взаимодействует с другими органами исполнительной власти и государственными организациями, направляет к ним на согласование документы, обменивается справочной информацией и совершает иные операции, направленные на обеспечение подготовки требуемых заявителям документов.

Помимо перечисленных выше услуг, некоторые органы власти при обслуживании организаций и граждан допускают предоставление ими отдельных видов документации в электронном виде. Например, Федеральная налоговая служба РФ предоставляет услугу по приему налоговой отчетности при помощи Интернета. Разрешение представлять налоговую отчетность в электронном виде содержится в Налоговом кодексе РФ.

Помимо ФНС России, порядок предоставления отдельных видов документации в электронном виде установлен Министерством финансов РФ, Федеральной службой по финансовым рынкам, Федеральной службой по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам (Роспатент) и др.

Проблемы, препятствующие организации МЭД. Вместе с тем, несмотря на наличие описанных позитивных тенденций, основные цели формирования электронного правительства в России остаются недостижимыми до настоящего времени.

Результаты внедрения информационно-коммуникационных технологий в органах государственной власти носят преимущественно внутриведомственный характер, что не позволяет значительно улучшить межведомственное взаимодействие и повысить качество государственных услуг, предоставляемых гражданам. Действующие государственные информационные системы формировались отдельными органами государственной власти в условиях отсутствия единой нормативной правовой и нормативной технической базы. Содержащиеся в них сведения недоступны другим органам государственной власти для оперативного использования, что на практике приводит к значительным временным задержкам при межведомственном обмене информацией, многократному сбору и дублированию информации в разных системах. При этом часть информации оперативно не обновляется, что приводит к противоречивости данных, содержащихся в государственных информационных системах.

На сегодняшний день практически отсутствуют государственные услуги, которые могут быть получены гражданином или организацией без непосредственного посещения государственного органа. Получение населением и организациями государственных услуг, а также информации, связанной с деятельностью органов исполнительной власти, в большинстве случаев требует их личного обращения в органы исполнительной власти, а также предоставления запросов и другой необходимой информации в бумажном виде. Это приводит к большим затратам времени и создает значительные неудобства для населения.

Если задача автоматизации внутриведомственного документооборота решается относительно успешно путем разработки и внедрения АСУД в органах власти, то организация межведомственного обмена данными в электронном виде – задача более сложная. Она не может быть решена на уровне отдельных ведомств, поскольку требует взаимодействия различных АСУД в рамках единого межведомственного информационного пространства.

В процессе своего формирования находится также инфраструктура, обеспечивающая юридическую значимость, достоверность и информационную безопасность электронных форм взаимодействия органов государственной власти между собой, а также с гражданами и организациями в рамках предоставления государственных услуг.

Несмотря на весьма значительный процент автоматизации внутреннего документооборота государственных структур, используемые ими АСУД остаются замкнутыми и в подавляющем большинстве случаев не имеют средств взаимной интеграции. Различия в выработанных каждым органом государственной власти методических принципах, технологиях сбора, обработки и использования информации, неунифицированных информационно-лингвистических средствах значительно осложняют автоматизированное информационное взаимодействие между используемыми системами.

При проектировании и внедрении АСУД органов власти подрядные организации не ставят перед собой задачи межплатформенной интеграции и передачи информации между создаваемыми системами. Вследствие этого в настоящее время процесс обмена электронными документами между различными ведомствами крайне затруднен, а чаще всего просто невозможен.

В большинстве случаев обмен документами между государственными структурами заключается в передаче бумажных документов различными способами (в том числе фельдъегерской связью, курьерами, почтой). Все электронные способы обеспечивают доставку только незначительной части служебных документов.

Подобная территориальная распределенность информации и отсутствие возможности автоматизированного обмена электронными документами препятствуют своевременному осуществлению контроля исполнения документов и поручений вышестоящими органами и, вследствие этого, оперативному принятию управленческих решений; значительно увеличивают временные затраты на передачу информации между ведомствами, что повышает риски нарушения плановых сроков исполнения документов и поручений.

Таким образом, межведомственные барьеры, отсутствие единого информационного пространства, различия в сложившихся в государственных органах методах сбора, хранения и обработки информации препятствуют осуществлению автоматизированного контроля исполнения документов и поручений и затрудняют использование современных эффективных информационных технологий в области межведомственного взаимодействия.

Все перечисленные негативные тенденции усугубляются постоянным ростом документооборота и усложнением процедур взаимодействия. По статистическим данным, объем документооборота органов исполнительной власти за пятилетие растет в среднем на 20-50%, при этом электронное взаимодействие между органами власти составляет лишь незначительную часть документооборота.

Вследствие низкого уровня автоматизации межведомственного взаимодействия в настоящее время отсутствует возможность провести достоверную классификацию циркулирующих документов и оценить целесообразность и эффективность межведомственных документопотоков.

Отдельно следует отметить наличие нерешенных кадровых проблем. Общий уровень профессиональной подготовки работников, ответственных за делопроизводство в органах исполнительной власти, по владению современными информационными технологиями остается невысоким, что является особенно критичным в связи с внедрением в деятельность органов исполнительной власти сложных и комплексных решений. Также это не позволяет обеспечить новый уровень качества государственного управления и предоставления государственных услуг населению и организациям на основе информационных технологий. Данный фактор значительно снижает эффективность расходования бюджетных средств на создание и развитие государственных информационных систем.

Описанные выше проблемы и негативные тенденции носят комплексный межведомственный характер и не могут быть решены на уровне отдельных органов государственной власти. Они могут быть преодолены только путем формирования единого пространства межведомственного информационного взаимодействия. Реализация концепции «электронного правительства» требует проведения скоординированных организационно-технологических мероприятий и согласованных действий органов государственной власти в рамках единой государственной политики.

Информационные потоки, возникающие между органами государственной власти, нуждаются в структуризации, оценке целесообразности и эффективности и централизации в единой информационной среде, способной предоставить уполномоченным лицам возможность автоматизированного контроля движения и исполнения документов и поручений.

Выстроенная в России вертикаль власти требует четкой организации и прозрачности деятельности всех органов исполнительной власти для эффективного выполнения стоящих перед государством задач. Необходимый для принятия своевременных управленческих решений эффективный контроль исполнения поручений вышестоящих органов может быть обеспечен за счет автоматизированных средств, позволяющих консолидировать необходимую информацию и предоставлять возможность получения аналитической и статистической отчетности по исполнительской дисциплине на различных уровнях иерархии органов власти.

Существующие на сегодняшний день техническая, организационная и нормативно-правовая базы уже создали предпосылки для использования юридически значимого межведомственного электронного документооборота в деятельности органов государственной власти. Но для практической реализации МЭД необходимо наличие детально проработанной концептуальной и методологической базы, обеспечивающей построение пространства межведомственного взаимодействия.

Основные принципы организации МЭД. Организация МЭД в рамках всей системы государственного управления требует построения информационного пространства электронного взаимодействия на всех уровнях – федеральном, региональном и территориальном. Для реализации данной задачи необходимо решение целого ряда проблем, которые носят комплексный характер, включая нормативно-правовую, методологическую, организационную и техническую составляющие.

Технологическая инфраструктура МЭД включает т.н. «головной узел», «узлы участников», а также защищенные каналы связи.

В качестве головного узла выступают программно-технические комплексы, функционирующие в рамках системы государственных информационных центров. Разработка и внедрение таких комплексов должна обеспечить обмен юридически значимыми электронными документами между АСУД всех участников межведомственного взаимодействия, а также централизованное управление пересылаемыми документами. В России, как и во всем мире, в этих целях предусмотрено создание государственных информационных центров – Общероссийского государственного информационного центра (ОГИЦ) и информационных центров федеральных округов РФ.

Роль узлов участников МЭД выполняют ведомственные автоматизированные системы управления документами (АСУД). Такие системы в настоящее время используются в большинстве федеральных органов исполнительной власти. С их помощью автоматизируется организационно-распорядительный документооборот, обработка обращений и запросов граждан и организаций, организация хранения электронных документов и управление электронными архивами. АСУД каждого ведомства должна быть снабжена т.н. «шлюзом», обеспечивающим обмен электронными сообщениями с системой МЭД.

Третьей составляющей МЭД является единая защищенная телекоммуникационная инфраструктура. Она создается на основе интеграции существующих и создаваемых телекоммуникационных сетей федеральных органов государственной власти, сетей органов власти субъектов РФ и местного самоуправления, а также сетей общего пользования.

Основной принцип функционирования МЭД – интеграция имеющихся АСУД участников и транспортной системы (почтовой службы), обеспечивающей в автоматизированном режиме защищенный обмен электронными сообщениями между участниками межведомственного электронного документооборота.

В рамках МЭД организации-участники обмениваются электронными сообщениями, включающими как сами документы, так и уведомления о ходе их рассмотрения и исполнения.

Особую важность для функционирования системы МЭД играет разработка открытого стандарта межведомственного обмена электронными документами, позволяющего представлять информацию о передаваемом электронном документе в едином унифицированном формате.

Основой для разработки подобных стандартов должен служить новый ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению» . Данный стандарт включает требования к формату электронного сообщения, передаваемого в рамках Системы МЭД, включающего набор файлов документа, его метаданные и данные об электронно-цифровой подписи.

Помимо возможности обмена на межведомственном уровне, наличие единого стандарта позволит не потерять накопленные государственные электронные документы при устаревании АСУД и не тратить в будущем дополнительные средства на извлечение и перекодирование документов, хранящихся в устаревших системах.

Как известно, в нашей стране применение стандартов осуществляется на добровольной основе. Такой порядок установлен в соответствии с ФЗ «О техническом регулировании» и, в целом, соответствует мировым тенденциям в области стандартизации. Тем не менее, специальным нормативным актом или соглашением сторон может быть установлена обязательность применения стандарта или регламента для определенной категории организаций или на уровне ведомства. В частности, при построении системы МЭД для федеральных органов исполнительной власти, формат обмена был закреплен в утвержденных Правительством РФ технических требованиях.

Практическая реализация МЭД. Описанные выше подходы к построению систем межведомственного электронного документооборота нашли практическое применение при создании подобной системы для федеральных органов исполнительной власти РФ. Данный проект (обозначаемый аббревиатурой «МЭДО») реализуется в рамках государственной программы «Информационное общество (2011-2020 годы)» и в соответствии с утвержденным Правительством РФ планом перехода на безбумажный документооборот.

К настоящему времени под эгидой Федеральной службы охраны РФ разработаны технические решения по построению этой системы, создана и введена в опытную эксплуатацию ее первая очередь. На федеральном уровне идут работы по развертыванию пилотного участка защищенной системы МЭДО между Администрацией Президента РФ, Аппаратом Правительства РФ, отдельными органами государственной власти.

Основными нормативными актами, определяющими статус, участников и порядок создания и применения данной системы, являются Положение о системе МЭДО и технические требования к ней. Все участники системы используют единый формат обмена электронными сообщениями, соответствующий по структуре ГОСТ Р 53898-2010.

Организатором (оператором) системы МЭДО определена Федеральная служба охраны РФ (ФСО). В ее функции входит организационное и методическое обеспечение, ведение адресных справочников, создание и обеспечение эксплуатации технико-технологической инфраструктуры МЭДО, а также поддержание ее в рабочем состоянии, обеспечение информационной безопасности информационного обмена.

По состоянию на июнь 2011 г., по данным ФСО, оборудование системы МЭДО установлено и подключено к транспортной инфраструктуре в 90 органах государственной власти и организациях. В 36 из них выполнены работы по интеграции ведомственных АСУД с системой МЭДО.

На текущий момент посредством системы в органы государственной власти и организации реализована рассылка следующих видов документов: актов Президента и Правительства РФ; резолюций Председателя Правительства РФ и его заместителей; протоколов совещаний в Правительстве РФ; писем структурных подразделений Аппарата Правительства РФ.

В настоящее время в рамках МЭД циркулируют уведомления о регистрации отправленного документа, отказе в регистрации, принятии к исполнению, подготовке и направлении доклада, изменении в ходе исполнения.

В настоящее время расширяется круг ведомств, участвующих в проекте, а также номенклатура документов, обмен которыми будет осуществляться в электронной форме. По каждому виду документов переход на электронный обмен осуществляется поэтапно. Сначала отрабатывается технология электронного обмена при сохранении бумажного, после чего отправка бумажных документов прекращается.

В будущем также запланированы мероприятия по расширению функциональности электронного взаимодействия ведомств. Для того чтобы в маршрутизации электронного документа не приходилось принимать участие человеку, с документом должен посылаться набор метаданных – структурированных реквизитов, – который позволяет автоматически обрабатывать документ. В утвержденных технических требованиях системы оговорен некий минимальный набор данных, который посылается вместе с документом. Впереди еще более сложная задача – при автоматизированной обработке поступившего документа АСУД органа власти должна формировать новые метаданные, отражающие состояние работы с документом. Но пока не определено, какие данные дополнительно должна вырабатывать АСУД, чтобы в режиме он-лайн информировать инициатора документа или других заинтересованных лиц о его текущем состоянии.

С точки зрения программно-технической реализации создаваемая система МЭДО включает следующие обязательные компоненты:

АСУД участников (существующие компоненты) – каждый участник имеет ведомственную систему, обеспечивающую автоматизацию внутренних процессов документооборота.

Шлюз (внедряемый компонент) – программно-технический комплекс, обеспечивающий обмен электронными сообщениями между АСУД и М системой МЭДО, включая функции хранения, просмотра, поиска, загрузки и выгрузки сообщений. Это типовое программное обеспечение (ПО), включающее сервер базы данных, автоматизированное рабочее место, а также клиентское ПО почтовой службы.

Адаптер (разрабатываемый компонент) – программный комплекс сопряжения АСУД с системой МЭДО. Это специализированное программное обеспечение, разрабатываемое отдельно для каждого типа АСУД.

Для поступающих по МЭДО сообщений адаптер обеспечивает их прием и преобразование из единого формата обмена в формат АСУД для реализации дальнейшей обработки. Для исходящих сообщений адаптер отвечает за подготовку к передаче, преобразование из формата АСУД в единый формат обмена и передачу в систему МЭДО.

Используемые в рамках проекта «МЭДО» программно-технические средства, обеспечивающие обмен электронными документами между ведомственными АСУД, были разработаны компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС).

Кроме того, данная компания предлагает коммерческий вариант типового программного комплекса для автоматизации межведомственного электронного документооборота, уже сегодня доступного для приобретения и внедрения. Комплекс выпускается под названием «Сервер электронного взаимодействия» и обладает расширенными функциональными возможностями по сравнению со средствами, применяемыми ФСО РФ.

На сегодняшний день единственной АСУД, уже подготовленной к использованию в режиме МЭД, является также разрабатываемая ЭОС система «Дело» (начиная с версии 8.8.0). Именно она применяется в большинстве участников федерального проекта «МЭДО».

В типовой функционал системы «Дело» включена поддержка формата обмена электронными документами, разработанного на основе стандарта ГОСТ Р 53898-2010. Электронное сообщение, формируемое и обрабатываемое системой в процессе обмена документами по электронной почте, представляет собой т.н. «паспорт регистрационной карточки документа» (xml-описание основных реквизитов) и прикрепленные к ней файлы.

Системой «Дело» может быть сформирован набор направляемых по электронной почте уведомлений о прохождении документа в системе другого участника МЭДО. К числу событий, по которым может быть направлено электронное уведомление относятся: прием, регистрация, пересылка документа, создание и редактирование поручений по документу, отправка ответного документа.

При использовании в рамках системы МЭДО - АСУД других разработчиков понадобится обеспечить их доработку до соответствия общим требованиям. Для этого нужно получить у ФСО информацию по единому формату обмена электронными сообщениями и реализации взаимодействия участников МЭДО. После этого потребуется обратиться к поставщику или разработчику используемой АСУД для выполнения им работ по разработке адаптера сопряжения с МЭДО.

Очевидно, уже в ближайшем будущем следует ожидать появления штатного функционала сопряжения с системой МЭД в типовой конфигурации АСУД всех ведущих разработчиков, представленных на рынке. Это будет означать, что описанная в данной статье технология МЭД достигла уровня широкого практического применения.

Таким образом, организация межведомственного информационного взаимодействия и создание системы МЭД является одной из важнейших государственных задач в области реализации национальной концепции «электронного правительства».

Для реализации данного проекта необходимо решить целый ряд проблем организационно-технического и методологического характера. В их числе: отсутствие проработанного механизма применения электронных документов; отсутствие единых стандартов на процессы сбора, хранения и обработки информации; разрозненность ведомственных информационных систем и баз данных; недостаток квалифицированных специалистов и др.

Проблемы, препятствующие повышению эффективности использования электронных документов в деятельности органов государственной власти, носят комплексный межведомственный характер и не могут быть решены на уровне отдельных органов.

Формирование единого пространства межведомственного электронного взаимодействия требует проведения целого ряда скоординированных мероприятий и согласованных действий органов государственной власти в рамках единой государственной политики, включая совершенствование нормативно-правового регулирования применения электронных документов, разработку ответствующего методического и организационного обеспечения, создание технологической инфраструктуры МЭД.

Обязательным условием построения системы МЭД является установление единых требований к составу, форматам и метаданным электронных документов, применяемых при межведомственном обмене, процессам приема, передачи и обработки электронных документов и программному обеспечению для автоматизации этих процессов.

На сегодняшний день уже реализованы программно-технические решения, которые делают межведомственный электронный документооборот реальностью. Методологические принципы организации взаимодействия разнородных АСУД апробируются на практике в рамках федерального проекта «МЭДО» и ожидают своего широкого применения. В ближайшем будущем полученный положительный опыт будет распространяться на региональном и муниципальном уровнях. Со временем к системам подобного типа будут подключаться как государственные органы, так и активно взаимодействующие с ними организации. Становится все более очевидным, что полномасштабное внедрение технологий МЭД в масштабах страны – вопрос времени.

Практический опыт участия ЭОС в реализации концепции Межведомственного электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти (МЭДО ФОИВ) и в создании электронных правительств в регионах. Осотов Алексей Алексеевич Зам. начальника отдела маркетинга ЭОС Москва. 7 февраля 2011 г.

Опыт и проекты ЭОС в реализации электронного правительства Федеральный уровеньРегиональный уровень Пилотный проект МЭДО ФОИВ (Межведомственного электронного документооборота Федеральных органов исполнительной власти). Многофункциональные центры оказания услуг (МФЦ) Электронное правительство в регионах Многофункциональный центр по оказанию государственных и муниципальных услуг, г.Шелехов Иркутской области Многофункциональный центр оказания услуг, г. Гурьевск Калининградской области Московская область «Электронная Хакасия» Республика Башкортостан Ростовская область «Электронная Якутия»

Распоряжение от 2 октября 2009 г. (N 1403-р) (Об утверждении технических требований по МЭДО) Поручение СС-П от 17/09/09 (о дополнительной отработке пилотного участка системы межведомственного электронного документооборота) Утверждённые Документы Правительства по МЭДО Постановление Правительства об утверждении положения о МЭДО (754 от 22 сентября 2009) Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477. Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Поручение СС-П16-17пр от 09/09/2009 (о создании системы межведомственного и внутриведомственного электронного документооборота) План мероприятий по реализации концепции формирования в РФ Электронного Правительства до 2010г.

Законодательная легализация электронных документов N 210-ФЗ от 27 июля 2010 г. «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг». 229-ФЗ 27 июля 2010 г. «О внесении изменений в часть первую и часть вторую Налогового кодекса РФ и некоторые другие законодательные акты России…» N 228-ФЗ от 27 июля 2010 г. "О внесении изменений в Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации" Новые законопроекты Об электронной подписи О нотариате О бухгалтерском учете Новые законопроекты Об электронной подписи О нотариате О бухгалтерском учете

Варианты решения проблемы межведомственного взаимодействия Типовые системы во всех ФОИВ Единая портальная система Интеграция существующих систем Книга-исследование (2010 г.) «Современные идеи и опыт в области государственного управления: Межведомственное электронное взаимодействие» Разработка ГОСТа. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от СТ утвержден ГОСТ Р «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению». (разрабатывался«Гильдией управляющих документацией», ВНИИДАД, НТЦ «ИРМ», ЭОС и др. в рамках ПК6) Создание ПК год: решением Ростехрегулирования на базе ЭОС создан технический подкомитет (ПК 6) по стандартизации «Жизненный цикл электронного документооборота» ЭОС участвовала как компания-эксперт.

Межведомственный электронный документооборот федеральных органов исполнительной власти 2009 г. – пилотный проект по реализации межведомственного ЭДО между Аппаратом Правительства РФ и ФОИВ (в рамках программы электронного правительства): На основе существующей почтовой системы межведомственного ЭДО (МЭДО) и СЭД, используемых в ФОИВ Разработка технических требований, включая единый формат взаимодействия СЭД и средства сопряжения СЭД ФОИВ для обеспечения работы в едином формате Разработка единых правил ведения делопроизводства, Положения о системе межведомственного электронного документооборота, взаимодействия Аппарата Правительства и ФОИВ Поэтапное расширение функциональности взаимодействия, состава пересылаемых в электронной форме документов, субъектов документооборота

Основные функции системы СЭД АП РФСЭД ФОИВ Подготовка документа Обработка квитанции о регистрации документа Прием отчета об исполнении документа Автоматизированная регистрация документа Автоматизированное связывание документов Автоматизированная регистрация документа Подготовка отчета об исполнении документа Подготовка документа Обработка квитанции о регистрации документа Автоматизированное связывание документов Передача документа Отправка квитанции о регистрации документа Отправка уведомления о ходе исполнения документа Передача документа Отправка квитанции о регистрации документа

Перспективы работ Направление ФОИВ электронных копий резолюций Председателя Правительства РФ и его заместителей. Направление ФОИВ электронных копий протоколов совещаний в Правительстве РФ. Отработка порядка и технологии направления писем структурных подразделений Аппарата Правительства Российской Федерации в электронном виде. Направление писем структурных подразделений Аппарата Правительства РФ в ФОИВ и организации, включённые в систему МЭДО, в электронном виде. Организация обучения администраторов автоматизированных информационных систем ФОИВ, подключаемых к системе МЭДО, порядку взаимодействия по вопросам использования основных технологических элементов сопряжения электронного документооборота. Опытная отработка направления в Аппарат Правительства Российской Федерации электронных копий исходящих писем федеральных органов исполнительной власти и организаций. Разработка программно-технических средств обеспечения доступа к информации о прохождении и ходе исполнения документов, направляемых в федеральные органы исполнительной власти. План первоочередных мероприятий по переводу федеральных органов исполнительной власти на межведомственный электронный документооборот (293п-П41 от 28 января 2010 г.)

Проблемы подписания электронных документов в условиях принятой технологии выпуска документов (без номера и даты) ЭОС – программная надстройка EDSIGN Технические и технологические проблемы межведомственного электронного документооборота Организация полноценного взаимодействия систем электронного документооборота с контролем прохождения документов в организациях-адресатах ЭОС – модуль СЭВ

ОПОВЕЩЕНИЯ СИСТЕМЫ СЭВ Оповещение СЭВ – это информация, автоматически доставляемая средствами системы СЭВ корреспонденту и позволяющая корреспонденту понять, что происходит с его документом у адресата система СЭВ автоматически формирует оповещение (доклад) в системе «ДЕЛО» адресата и автоматически отправляет его корреспонденту у корреспондента система СЭВ автоматически получает оповещение (доклад) и сохраняет его в системе «ДЕЛО» в удобной для пользователей форме (XML копия доклада сохраняется на сервере системы СЭВ) Заказ на информирование о событиях при посылке документа корреспондент может заказать оповещение (информирование) об определенных событиях адресат при получении документа может отказаться посылать оповещение об определенных событиях (даже при их заказе)

Функционирование СЭВ (отправка документа адресату) корреспондент «ДЕЛО»СЭВ адресат СЭВ «ДЕЛО» регистрация, добавление адресата и отправка дополнение паспорта, отправка документа получение уведомления, автоматическая обработка и добавление в раздел «адресаты» РК отправленного документа проверка на повторность и автоматическая регистрация в «ДЕЛО» ввод резолюции приемдокумента формирование и отправка уведомления пересылкадок.

Ситуация в регионах Часть регионов РФ готова к переходу к Межведомственному Электронному Документообороту В рамках развития системы МЭДО предполагается постепенное подключение регионов - пилотный регион Калининградская область Регионы, выстраивающие своё внутреннее межведомственное взаимодействие, могут использовать готовые решения (например СЭВ, производства «Электронных Офисных Систем»)

Электронное правительство Московской области В Московской области проект осуществляют: Министерство транспорта Московской области Аппарат Правительства Московской области Министерство экономики Московской области Московская областная Дума Свыше 20 центральных органов государственной власти Московской области Администрации Домодедовского, Наро-Фоминского, Балашихинского, Ногинского районов, Администрация Барвихинского сельского округа Одинцовского района, Администрация Дубны, г. Королёва и г. Долгопрудный. Компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС).

Электронное правительство Московской области (этапы проекта) 2007 год. К началу 2007 года в министерствах, комитетах, управлениях и Администрациях районов Московской области было успешно внедрено около 600 рабочих мест системы «ДЕЛО». Системы автоматизации делопроизводства 18 органов государственной власти (ОГВ) Московской области переведены на единую технологическую платформу. В итоге качественно улучшились работа с документами и сама система управления ряда городских Администраций. Существенно возросла производительность труда делопроизводственного персонала Администраций. Наст. время. Оптимизированы формы и способы работы с обращениями граждан. Поддерживается обмен электронными документами с Правительством и Законодательным собранием Московской области, также использующими СЭД «ДЕЛО». Обеспечена информационная интеграция с другими системами, в частности, с Интернет-порталом районной Администрации. В настоящее время систему автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» используют в работе практически все структурные подразделения Аппарата Правительства Московской области.

Электронное правительство Московской области (перспективы) В перспективе планируется расширение применения системы автоматизации делопроизводства и документооборота в ОГВ Московской области, а также внедрение единой технологической платформы автоматизации делопроизводства и документооборота в органах местного самоуправления.

Основная задача республиканской целевой программы «Электронная Хакасия» (принята в 2004 году): создание единого информационного пространства на территории Республики. «Электронная Хакасия»: переход на безбумажный документооборот Среди целей программы: удовлетворение информационных потребностей органов государственной власти, органов местного самоуправления, хозяйствующих субъектов и населения в целом, повышение эффективности управления социально-экономическим развитием региона и создание предпосылок для обеспечения прав на свободный доступ к информационным ресурсам.

«Электронная Хакасия»: работы в рамках программы создание корпоративной сети Правительства Республики Хакасия (в результате все локальные информационные системы министерств и ведомств Республики были объединены в единое информационное пространство); запуск ряд порталов (среди них: официальный Портал органов государственной власти Республики Хакасия (– объединяет более 30 сайтов министерств, различных комитетов и т.д., Портал государственных закупок Республики Хакасия (– на нём публикуется информация о заказах для государственных и муниципальных нужд; одна из важнейших составляющих программы «Электронная Хакасия»: создание системы межведомственного электронного делопроизводства и документооборота на базе СЭД «ДЕЛО».

«Электронная Хакасия»: переход на безбумажный документооборот в настоящее время в одну базу данных с аппаратом Правительства объединены все министерства, а в системе «ДЕЛО» работают практически все ключевые должностные лица; начало октября 2009 г., этап перехода на полностью безбумажную работу с проектами документов.; система «ДЕЛО» выступает в качестве дополнительного канала связи между подразделениями Правительства, осуществляя обмен документами в электронном виде с использованием опции «ЭЦП и шифрование».».

Электронное правительство Республики Башкортостан первая в России полноценная система юридически значимого межведомственного документооборота на уровне субъекта Федерации; система (на базе СЭД «ДЕЛО») позволила создать единое информационное пространство для разных уровней – от специалистов отделов органов исполнительной власти до руководителей.

Электронное правительство Республики Башкортостан внедрение системы делопроизводства и документооборота в органах государственной власти и местного самоуправления Республики Башкортостан создало принципиально новые условия для более эффективной организации работы с документами; данная система обеспечивает автоматический прием документа, поступившего по любому из электронных каналов (факс, электронная почта), его первичную регистрацию в любом подразделении и последующий централизованный контроль его движения с возможностью формирования сводок об исполнении документов.

Электронное правительство Республики Башкортостан (результаты) произошло сокращение затрат рабочего времени сотрудников на поиск необходимых документов, устранено дублирование документов, ускорился и стал более эффективным обмен информацией между различными государственными организациями, повысился уровень дисциплины сотрудников.

Электронное правительство Ростовской области (предпосылки: 2006 год) Перед Правительством Ростовской области встала задача объединения в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений органов власти Ростовской области (это было необходимо для повышения оперативности исполнения резолюций и поручений во всех структурных подразделениях Ростовской области, а также для обеспечения эффективного контроля хода и сроков исполнения документов и поручений). Понимание необходимости наладить получение оперативной отчётности за любой период времени и сократить сроки доставки документов, резолюций и других материалов в подразделения, отделы и территориально отдалённым участникам документооборота.

Электронное правительство Ростовской области (этапы работы) Выбор системы (для решения задач была выбрана система «ДЕЛО»). Силами ЭОС и партнеров компании были проведены анализ и обследование документооборота области, настроена СЭД «ДЕЛО» и проведено обучение пользователей года – наст.время: проект развивается, решаются новые задачи (например, широко используется опция «ЭЦП и шифрование» для обеспечения безопасности документооборота). К 2010 году система «ДЕЛО» становится основой для создания единого информационного пространства и межведомственного электронного документооборота Ростовской области.

Электронное правительство Ростовской области (результаты) Система ДЕЛО используется в аппарате Администрации области, 32 органах исполнительной власти, 55 муниципальных образованиях, в органах государственной и законодательной власти Ростовской области и насчитывает 578 клиентских места. Внедрение системы электронного документооборота области позволило: обеспечить единую технологию работы с документами в условиях функционирования автоматизированной системы «ДЕЛО» согласно принятому регламенту; с начала 2007 года удалось сократить в 2 раза сроки прохождения документов по всем структурным подразделениям; снизить материальные затраты на обеспечение доставки документации адресатам; повысить оперативность исполнения резолюций и поручений во всех структурных подразделениях Ростовской области.

«Электронная Якутия» (этапы проекта) Первый этап (г.г.): внедрение СЭД «ДЕЛО» в 15-ти министерствах и 4-х госкомитетах Республики Саха (Якутия). Было автоматизировано порядка 860 рабочих мест. Кроме того, были установлены 19 рабочих мест системы «Архивное Дело» и 48 – системы «КАДРЫ». После автоматизации в министерствах и ведомствах внутренних делопроизводственных процессов, а также реализации функций контроля исполнительской дисциплины, были созданы все предпосылки к созданию технологии использования межведомственного обмена электронными документами с использованием ЭЦП.

«Электронная Якутия» (этапы проекта) Второй этап (2010 г.) – непосредственное внедрение технологии межведомственного обмена электронными документами (с использованием ЭЦП) среди первой очереди республиканских министерств. С использованием СЭВ (сервера электронного взаимодействия) компании ЭОС для выстраивания МЭД (межведомственного электронного документооборота)

Реализация взаимодействия информационных систем государственных организаций и ведомств осуществляется в рамках государственной программы Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020 годы)» (утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.2014 №313)

Взаимодействие реализуется в рамках:

системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО),

единой системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) в целях предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме.

Что такое МЭДО и для чего она нужна?

Система межведомственного электронного документооборота (МЭДО) - федеральная информационная система, предназначенная для организации взаимодействия систем электронного документооборота (СЭД) участников межведомственного электронного документооборота.

Участниками межведомственного электронного документооборота (участниками МЭДО) являются Администрация Президента РФ, Аппарат Правительства РФ, федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также иные государственные органы и государственные организации.

Под взаимодействием СЭД понимается обмен электронными сообщениями, содержащими:

документы – метаданные (реквизиты) документов и их файлы,

уведомления - информацию о ходе рассмотрения и исполнения документов получателями.

Цель создания и использования МЭДО - повышение эффективности управления в органах государственной власти за счет сокращения времени прохождения документов между организациями и ведомствами, минимизации затрат на обработку и отправку документов, мониторинга хода рассмотрения и исполнения документов.

Организатором МЭДО является Федеральная служба охраны Российской Федерации (ФСО России). В этом качестве ФСО России реализует организационное и методическое обеспечение МЭДО; ведение адресных справочников МЭДО; создание и эксплуатацию технико-технологической инфраструктуры и обеспечивает информационную безопасность МЭДО.

Принцип и технические решения МЭДО

Основной принцип МЭДО - интеграция имеющихся СЭД участников МЭДО и транспортной системы (почтовой службы), обеспечивающей в автоматизированном режиме защищенный обмен электронными сообщениями.

В основу реализации МЭДО легли следующие принципы:

все участники МЭДО используют единый формат обмена электронными сообщениями, утвержденный ФСО России и Минкомсвязь России;

каждый участник МЭДО использует программно-технический комплекс (шлюз), обеспечивающий обмен электронными сообщениями между своей СЭД и МЭДО (реализующий временное хранение сообщений, выгрузку поступивших сообщений из транспортирной системы МЭДО и загрузку исходящих сообщений в транспортную систему МЭДО);

каждый участник МЭДО использует программный комплекс сопряжения (адаптер) своей СЭД с МЭДО, обеспечивающий:

для поступающих по МЭДО сообщений - прием и преобразование из единого формата обмена во формат СЭД для дальнейшей обработки;

для исходящих по МЭДО сообщения – их формирование, преобразование из формата СЭД в единый формат обмена и подготовку к передаче по транспортной системе МЭДО.

Архитектура МЭДО

Состояние дел и перспективы развития МЭДО

МЭДО эксплуатируется с 2009 года и развивается до сих пор. По состоянию на 18.06.2015 к МЭДО подключено 166 участников. Подключение органов власти и ведомств к МЭДО осуществляется в соответствии с планом-графиком сопряжения региональных систем электронного документооборота с системой МЭДО, который составляет и реализует ФСО России.

Переход к электронному документообороту между участниками МЭДО реализовывается поэтапно.

На начальном этапе использования МЭДО информационное взаимодействие между участниками заключалось в обмене электронными образами (сканами) документов (с дублированием на бумажном носителе и обменом бумажными документами по обычным каналам) и в обмене уведомлениями о регистрации или отказе в регистрации. По мере отработки технологии обмена по МЭДО менялись требования к реализации информационного взаимодействия: был расширен состав уведомлений (к ним добавлены уведомления о принятии к исполнению, о подготовке доклада, о направлении доклада, об изменении в ходе исполнения, об опубликовании); развивался единый формат обмена, включая в себя новые реквизиты документов.

В настоящее время МЭДО переходит на качественно новый уровень развития - осуществляется переход на обмен по МЭДО документами в электронном виде .

Разработаны и утверждены следующие документы:

Правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия (утв. постановлением Правительства РФ от 25.12.2014 № 1494), предполагающие отказ от направления бумажных документов и реализацию обмена документами в электронном виде с электронной подписью;

Перечень видов документов, предусмотренного Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия (утв. распоряжением Правительства РФ от 02.04.2015 № 583-р);

Требования к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде (утв. совместным приказом Минкомсвязь России и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258).

Указанные документы определяют, что в процессе информационного взаимодействия участники МЭДО будут обмениваться документами в электронном виде с электронными подписями. Вид электронной подписи – усиленная квалифицированная электронная подпись.

Взаимодействие осуществляется следующим образом:

Документ в электронном виде готовится в СЭД отправителя;

Отправитель документа формирует графические элементы визуализации регистрационных данных отправляемого документа и его электронной подписи (одной или нескольких) и в виде графических файлов направляет в составе электронного сообщения по МЭДО вместе с координатами, определяющими местоположение этих графических элементов при отображении (визуализации) документа получателем;

Получатель документа проверяет полученный документ на соответствие Требованиям, в т.ч. проверяет электронную подпись (подписи), и либо отказывает в регистрации документа с указанием причины отказа, либо регистрирует документ в своей СЭД. Документ может быть отображен получателем с использованием графических элементов визуализации (либо полученных от отправителя документа, либо сформированных самостоятельно на основе полученных данных) и их координат.

Электронной подписью могут подписываться не только файлы документов, а также, при желании, файлы приложений к документам, при этом требований к формату файлов приложений и формированию отметок об их электронных подписях не предъявляется.

Информационное взаимодействие по МЭДО предусматривает возможность обмена документами и без электронной подписи (как это было ранее).

При этом обмен по МЭДО документами (как с электронной подписью, так и без электронной подписи) должен сопровождаться обменом уведомлениями.

Все эти изменения требуют расширения возможностей программных комплексов сопряжения (адаптеров) СЭД всех участников взаимодействия.

Как стать участником МЭДО?

Взаимодействие используемой СЭД с МЭДО осуществляется в соответствии с Техническими требованиями к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти (утв. распоряжением Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р).

Чтобы стать участником МЭДО организации или ведомству необходимо:

Участие ЭОС в реализации проекта МЭДО

Компания ЭОС, лидер рынка СЭД для федеральных органов государственной и исполнительной власти, принимает непосредственное участие в реализации проекта МЭДО.

Компания ЭОС выполняет работы по сопряжению с МЭДО своих систем – ДЕЛО, EOS for SharePoint, eDocLib.

Для осуществления нового сопряжения или обновления имеющегося сопряжения (в случае изменения требований к обмену сообщениями через МЭДО) ознакомьтесь с рекомендациями: «Как стать участником МЭДО».

В число участников МЭДО, использующих решения компании ЭОС, входят федеральные органы законодательной, судебной и исполнительной власти, региональные правительства, а также другие организации, в частности:

• Совет Федерации РФ;
• Государственная Дума РФ;
• Счётная палата Российской Федерации;
• Центральный Банк Российской Федерации;
• Генеральная прокуратура Российской Федерации;
• Следственный комитет Российской Федерации;
• Судебный департамент при Верховном суде РФ;
• Центральная избирательная комиссия РФ;
• Министерство юстиции Российской Федерации;
• Министерство культуры Российской Федерации;
• Федеральная служба по контролю за оборотом наркотиков;
• Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка;
• Государственная фельдъегерская служба РФ;
• Аппарат Правительства Калининградской области;
• Аппарат Правительства Липецкой области;
• Аппарат Правительства Ростовской области;
• Аппарат Правительства Ставропольского края;
• Администрация Президента и Правительства Республики Бурятия;
• Администрация Тамбовской области;
• Администрация Новгородской области;
• Администрация Алтайского края;
• Администрация Забайкальского края;
• Администрация Рязанской области;
• Администрация Ненецкого автономного округа.
• Правительство Ханты-Мансийского автономного округа - Югры;
• Федеральное агентство по туризму.

Количество ведомств - пользователей систем ЭОС, входящих в состав участников МЭДО, постоянно растёт.

Функционал, реализуемый в рамках сопряжения с МЭДО

Решения ЭОС по реализации сопряжения с МЭДО позволяют:

Осуществлять обмен документами (как с электронной подписью, так и без электронной подписи) с их регистрацией в СЭД и уведомлениями всех видов;

Проверять поступившие документы на соответствие Требованиям;

Фильтровать поступившие документы для оптимизации процедуры их регистрации;

Формировать для поступивших документов уведомления всех видов;

Отображать (визуализировать) поступивший документ с электронной подписью (подписями);

Подписывать файл документа (приложения к документу) одной или несколькими электронными подписями;

Формировать графические элементы визуализации регистрационных данных документа и отметки о его электронной подписи (подписях) и их координаты (данные о местоположении);

Осуществлять контроль отправки и регистрации отправленных документов, обрабатывать уведомления о регистрации или отказе в регистрации отправленных документов;

Сохранять поступившие и отправляемые документы в виде, в котором они передаются по МЭДО.

Для получения подробной информации о функционале модулей сопряжения систем ЭОС с МЭДО обращайтесь .

Справочная информация: Перечень наиболее важных документов по организации информационного взаимодействия органов государственной власти с использованием МЭДО:

Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота».

Распоряжение Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р «О технических требованиях к организации взаимодействия системы межведомственного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти».

Постановление Правительства РФ от 06.09.2012 № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти».

Постановление Правительства РФ от 25.12.2014 № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия».

Распоряжение Правительства РФ от 02.04.2015 № 583-р «Об утверждении Перечня видов документов, предусмотренного Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утв. постановлением Правительства РФ от 25.12.2014 № 1494».

Приказ Минкомсвязь России и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде».

1. В соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота (утв. постановлением Правительства РФ от 22.09.2009 № 754).

2. Во исполнение Постановления Правительства РФ от 06.09.2012 № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти».

3. Узел участника МЭДО, а также каналы связи от головного узла МЭДО до узла участника МЭДО.

Утверждено

Постановлением Правительства

Российской Федерации

ПОЛОЖЕНИЕ

О СИСТЕМЕ МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

1. Межведомственный электронный документооборот представляет собой взаимодействие информационных систем электронного документооборота федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также организаций, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством Российской Федерации (далее соответственно - участники межведомственного электронного документооборота, информационные системы электронного документооборота).

2. Организатором межведомственного электронного документооборота является Федеральная служба охраны Российской Федерации.

(см. текст в предыдущей редакции)

4. Под взаимодействием информационных систем электронного документооборота в настоящем Положении понимается обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками межведомственного электронного документооборота, в том числе:

(см. текст в предыдущей редакции)

а) направление и получение в электронной форме решений и поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

б) получение информации о ходе рассмотрения участниками межведомственного электронного документооборота электронных сообщений, в том числе поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

(см. текст в предыдущей редакции)

в) направление в электронной форме докладов Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации;

г) внесение в Правительство Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти проектов нормативных правовых актов, в том числе в электронной форме;

д) осуществление участниками межведомственного электронного документооборота согласительных процедур по проектам нормативных правовых актов в электронной форме;

(см. текст в предыдущей редакции)

е) направление в электронной форме нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации;

ж) направление и получение иных документов, передаваемых при взаимодействии участников межведомственного электронного документооборота в электронной форме.

5. При осуществлении межведомственного электронного документооборота допускается обмен электронными сообщениями, содержащими общедоступную информацию и информацию, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации. Обмен между участниками межведомственного электронного документооборота информацией, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации, осуществляется при выполнении ими требований по защите такой информации, установленных в отношении информационных систем электронного документооборота.

(см. текст в предыдущей редакции)

6. Основными принципами межведомственного электронного документооборота являются:

а) обеспечение технологической возможности использования межведомственного электронного документооборота переменным числом его участников;

б) применение участниками межведомственного электронного документооборота совместимых технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и унифицированных программно-технических средств;

в) правомерное использование программного обеспечения и сертифицированных программно-технических средств участниками межведомственного электронного документооборота;

г) обеспечение целостности передаваемой информации;

д) минимизация издержек, в том числе финансовых и временных, при осуществлении информационного взаимодействия участниками межведомственного электронного документооборота;

е) обеспечение конфиденциальности передачи и получения информации.

7. Технико-технологическая инфраструктура межведомственного электронного документооборота состоит из следующих элементов:

а) головной узел межведомственного электронного документооборота, оператором которого является организатор межведомственного электронного документооборота;

б) узлы участников межведомственного электронного документооборота;

в) защищенные каналы связи.

8. Технические средства головного узла межведомственного электронного документооборота включают в себя программно-технические комплексы обработки, маршрутизации и хранения сообщений, средства мониторинга работоспособности технико-технологической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота, средства защиты информации и иные средства программно-технического обеспечения электронного взаимодействия участников межведомственного электронного документооборота.

(см. текст в предыдущей редакции)

9. Основными функциями головного узла межведомственного электронного документооборота являются:

а) обеспечение защиты обрабатываемой, хранимой и передаваемой информации от несанкционированного доступа и искажения при ее нахождении на головном узле межведомственного электронного документооборота и передаче по защищенным каналам связи до узлов участников межведомственного электронного документооборота;

б) обмен электронными сообщениями между участниками межведомственного электронного документооборота.

10. Технические средства узла участника межведомственного электронного документооборота включают в себя коммуникационное оборудование, средства защиты информации и автоматизированные рабочие места. Автоматизированными рабочими местами узел комплектуется по запросу участника межведомственного электронного документооборота.

(см. текст в предыдущей редакции)

11. Основными функциями узлов участников межведомственного электронного документооборота являются:

а) обеспечение защиты обрабатываемой, хранимой и передаваемой информации от несанкционированного доступа и искажения до передачи ее в защищенный канал связи;

б) доставка электронных сообщений, полученных из головного узла межведомственного электронного документооборота, в информационные системы электронного документооборота адресатов;

(см. текст в предыдущей редакции)

в) отправка электронных сообщений из информационных систем электронного документооборота участников межведомственного электронного документооборота на головной узел межведомственного электронного документооборота;

(см. текст в предыдущей редакции)

г) хранение электронных сообщений до передачи на головной узел межведомственного электронного документооборота или в информационную систему электронного документооборота адресата.

(см. текст в предыдущей редакции)

12. Обмен электронными сообщениями при осуществлении межведомственного электронного документооборота осуществляют уполномоченные сотрудники участников межведомственного электронного документооборота.

13. Организатор межведомственного электронного документооборота осуществляет следующие функции:

а) организационное и методическое обеспечение межведомственного электронного документооборота;

б) формирование и актуализация глобальных адресных справочников (классификаторов);

(см. текст в предыдущей редакции)

в) обеспечение эксплуатации технико-технологической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота;

г) обеспечение информационной безопасности межведомственного электронного документооборота в соответствии с законодательством Российской Федерации.

14. Создание технико-технологической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота осуществляют организатор межведомственного электронного документооборота и (или) участники межведомственного электронного документооборота путем организации каналов связи от головного узла межведомственного электронного документооборота до узлов участников межведомственного электронного документооборота, а также путем создания узлов участников межведомственного электронного документооборота.

Для организации каналов связи межведомственного электронного документооборота используются каналы связи организатора межведомственного электронного документооборота и (или) каналы связи, арендуемые организатором межведомственного электронного документооборота или участниками межведомственного электронного документооборота у операторов связи.

(см. текст в предыдущей редакции)

14(1). Создание узлов межведомственного электронного документооборота и организация каналов связи межведомственного электронного документооборота федеральных органов государственной власти, высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации и государственных внебюджетных фондов осуществляются за счет бюджетных ассигнований, предусмотренных в федеральном бюджете Федеральной службе охраны Российской Федерации.

(см. текст в предыдущей редакции)

14(2). Органы государственной власти субъектов Российской Федерации, за исключением высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, имеют право создавать узлы межведомственного электронного документооборота, организовывать каналы связи межведомственного электронного документооборота и поддерживать технико-технологическую инфраструктуру межведомственного электронного документооборота в работоспособном состоянии за счет бюджетных ассигнований соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации, предусмотренных этим органам в рамках реализации государственных программ.

(см. текст в предыдущей редакции)

14(3). Создание узлов межведомственного электронного документооборота, организация каналов связи межведомственного электронного документооборота и поддержание в работоспособном состоянии технико-технологической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота организаций, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством Российской Федерации, за исключением государственных внебюджетных фондов, осуществляются за счет средств этих организаций.

(см. текст в предыдущей редакции)

(см. текст в предыдущей редакции)

15. Технические и программно-технические средства узлов межведомственного электронного документооборота федеральных органов государственной власти, высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации и государственных внебюджетных фондов приобретаются за счет бюджетных ассигнований, предусмотренных в федеральном бюджете Федеральной службе охраны Российской Федерации, и передаются Федеральной службой охраны Российской Федерации этим органам и фондам на безвозмездной основе во временное пользование. Передача оформляется актом приема-передачи технических и программно-технических средств.

(см. текст в предыдущей редакции)

15(1). Органы государственной власти субъектов Российской Федерации, за исключением высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, имеют право приобретать технические и программно-технические средства узлов межведомственного электронного документооборота за счет бюджетных ассигнований соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации, предусмотренных этим органам в рамках реализации государственных программ.

(см. текст в предыдущей редакции)

15(2). Технические и программно-технические средства узлов межведомственного электронного документооборота организаций, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством Российской Федерации, за исключением государственных внебюджетных фондов, приобретаются за счет средств этих организаций.

(см. текст в предыдущей редакции)

15(3). Технические требования к создаваемым узлам межведомственного электронного документооборота и организуемым каналам связи межведомственного электронного документооборота, а также к приобретаемым техническим и программно-техническим средствам узлов межведомственного электронного документооборота согласуются органами государственной власти субъектов Российской Федерации, за исключением высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, и организациями, созданными для выполнения задач, поставленных перед Правительством Российской Федерации, за исключением государственных внебюджетных фондов, с организатором межведомственного электронного документооборота.

Порядок согласования утверждается организатором межведомственного электронного документооборота.

(см. текст в предыдущей редакции)

15(4). Технические и программно-технические средства узлов участников межведомственного электронного документооборота должны быть расположены в помещениях, обеспечивающих сохранность указанных средств и конфиденциальность передаваемой и принимаемой информации.

16. В случае если возникает необходимость размещения у участников межведомственного электронного документооборота дополнительных технических средств и (или) их переноса в другие помещения, финансирование выполнения комплекса работ по прокладке объектовых линий связи, приобретения оборудования и программного обеспечения и выполнения специальных работ осуществляется за счет средств участника межведомственного электронного документооборота. Указанные работы для обеспечения конфиденциальности и безопасности производятся поставщиком услуг, имеющим соответствующую лицензию. Спецификация на приобретаемое оборудование, программное обеспечение и материалы, а также техническое задание на выполнение специальных работ согласуются с организатором межведомственного электронного документооборота.

(см. текст в предыдущей редакции)

Настройку технических средств и средств защиты, а также установку специального программного обеспечения осуществляет организатор межведомственного электронного документооборота.

17. Межведомственный электронный документооборот осуществляется посредством обмена электронными сообщениями. Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты, описанные с помощью языка XML. Формат файлов, используемых при осуществлении межведомственного электронного документооборота, должен соответствовать национальным или международным стандартам либо иметь открытый исходный код и открытую структуру.

Министерство связи и массовых коммуникаций Российской Федерации в рамках реализации ведет работы по вопросу перехода на обмен электронными документами при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ) между собой и с правительством. Такой переход осуществляется по мере готовности информационно-технологической инфраструктуры ФОИВ и должен быть завершен до конца 2016 года.

Минкомсвязь России совместно с Минфинфином России, Минэкономразвития России и Аппаратом Правительства Российской Федерации осуществляет реализацию пилотных проектов по обмену электронными документами, подписанными электронной подписью между названными ведомствами. В 2014 году к участию в указанных пилотных проектах привлечены Минпромторг России, Минкультуры России, Минсельхоз России, Минспорт России, Правительство Ростовской области, Правительство Хабаровского края, Кабинет министров Республики Татарстан, Администрация Приморского края, Правительство Московской области.

На основе успешно отработанных в рамках пилотных проектов механизма обмена электронными документами, Минкомсвязь России разработала проект порядка обмена электронными документами при организации информационного взаимодействия государственных органов и государственных организаций.

Документ проработан и одобрен Экспертным советом по вопросам совершенствования электронного документооборота в органах государственной власти, образованном при Минкомсвязи России, а также согласован с ФСО России.

История

2009: Распоряжение №1403-р и Постановление №754

Распоряжение Правительства Российской Федерации от 2 октября 2009 г. N 1403-р «Об утверждении технических требований к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти»

В сентябре 2009 года премьер-министр Владимир Путин подписал положение о системе межведомственного электронного документооборота. Данное положение, утвержденное постановлением правительства от 22 сентября 2009 г. N 754, определяет межведомственный электронный документооборот как взаимодействие федеральных информационных систем электронного документооборота.

Сюда относят обмен электронными сообщениями и ведение служебной переписки в электронной форме между участниками межведомственного электронного документооборота - федеральными органами госвласти, администрацией президента и аппаратом правительства. При этом допускается обмен и общедоступной информацией, и сведениями, составляющими служебную тайну.

2011

В соответствии с распоряжением №176-р от 12 февраля 2011 г. «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности», подписанным председателем правительства Владимиром Путиным, федеральные органы исполнительной власти должны перейти на безбумажный внутренний документооборот с 1 января 2012 г., а органы местного самоуправления - с 1 июля 2012 г. Для обеспечения взаимодействия различных СЭД ОГИВ в рамках единой системы МЭДО федеральной службой охраны РФ разработан формат обмена электронными документами в органах государственной власти России. Каждая СЭД ФОИВ, являясь участником МЭДО, должна формировать исходящие документы в этом формате для отправки в систему МЭДО, обрабатывать поступившие в этом формате из МЭДО документы.

2012

Инициирование - Постановления Правительства от 6 сентября 2012 года №890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти»

2014: Постановление и формат электронного документа МЭДО

Постановление Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014 г. № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия»

В сентябре 2014 года экспертный совет по вопросам совершенствования электронного документооборота в органах государственной власти, организованный Минкомсвязью России , определил формат электронного документа для межведомственного документооборота и постоянного хранения электронных документов. Таким форматом стал PDF /А, с размещением реквизитов электронного документа в XML -файле. По мнению экспертов, на текущий момент он является оптимальным решением для перехода с бумажного на электронный документооборот.

Утвержденный формат был опробован в ходе пилотных проектов, проводимых по поручению Правительства РФ между Аппаратом Правительства РФ, Минэкономразвития России, Минкомсвязью России, Минюстом, Минфином, Минпромторгом, Минспортом, Минкультуры, Минсельхозом России, а также правительствами Татарстана, Московской и Ростовской областей, Хабаровского и Приморского края.

«Мы достигли очень важного решения. Оно продвинет вопрос перехода на безбумажный документооборот к концу 2016 года, а также сократит затраты ведомств на доработку собственных систем», - отметил заместитель министра связи и массовых коммуникаций РФ и статс-секретарь Олег Пак .

По решению Правительственной комиссии по использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности под председательством главы Правительства РФ Дмитрия Медведева, органы государственной власти должны привести в соответствие требованиям свои системы электронного документооборота до 27 апреля 2015 года.

Минкомсвязь России и Федеральная служба охраны России разрабатывают совместный ведомственный приказ, который будет включать основные технические требования к порядку обмена электронными документами: формат PDF/A, описание XML-файла с метаданными, использование усиленной квалифицированной подписи и ряд других.

2015

Утверждено постановление о правилах электронного взаимодействия госорганов

В январе 2015 года утверждено Правительством Российской Федерации постановление №1494, определяющее правила обмена документами в электронном виде, позволит повысить оперативность внутриведомственного и межведомственного взаимодействия. Данный документ стал итогом тесного сотрудничества Минкомсвязи России с различными ведомствами и ключевыми экспертами рынка по формированию единого подхода к организации электронного документооборота в органах власти.

Правила устанавливают основные принципы и порядок обмена документами в электронном виде, подписанными электронной подписью, при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов РФ, государственных внебюджетных фондов с использованием имеющихся у них информационных систем электронного документооборота. В правилах определяется формат электронного документа, а также систематизируются процедуры обмена документами в электронном виде.

Предполагается, что выработанные правила устранят ряд нерешенных вопросов, длительное время не позволявших ведомствам переходить на полноценный электронный документооборот, повысят оперативность взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, субъектов РФ и государственных внебюджетных фондов за счет сокращения длительности внутриведомственного и межведомственного циклов документооборота, снизят трудозатраты на операции, связанные с организацией документооборота, а также улучшат координацию и согласованность действий госорганов при переходе на межведомственный электронный документооборот.

Работа по формированию единых согласованных решений, а также рекомендаций по организации электронного обмена документами велась в рамках Экспертного совета по внедрению электронного документооборота в госорганах, организованного при Минкомсвязи России в июле 2013 года. В состав совета входят специалисты в области электронного документооборота, среди которых - представители бизнес-сообщества, научной среды и государственной власти.

Утвержденные правила - первоочередной документ из числа необходимых для перехода госорганов на безбумажный обмен документами. В ходе работы также были подготовлены проекты поддерживающих актов: перечень видов документов, подлежащих обмену исключительно в электронном виде, и описание организационно-технологического электронного взаимодействия.

Следующим этапом к апрелю 2015 года все ведомства должны будут обеспечить техническую готовность своих систем к электронному обмену в соответствии с установленными нормативами. Однако ряд ведомств и регионов уже сейчас ведут обмен в рамках пилотной зоны.