Помощь по Теле2, тарифы, вопросы

На должность управляющего административным комплексом принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по хозяйственному обслуживанию не менее 1 года или начальное профессиональное образование и стаж работы по хозяйственному обслуживанию не менее 3 лет. 1.3. Управляющий административным комплексом должен знать: — постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся хозяйственного обслуживания организации; — средства механизации труда обслуживающего персонала; — правила эксплуатации помещений; — порядок организации работы парка автомобилей; — правила работы с арендаторами помещений; — правила организации переездов; — основы организации труда; — законодательство о труде; — правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда. 2.

Внимание

Таким образом, у офис-менеджера находятся в подчинении работники хозяйственного подразделения: заведующий хозяйством, водители, уборщица. Также ему подчиняется курьерская служба предприятия.

Ввиду различных производственных ситуаций, таких как временное отсутствие сотрудников по причине временной нетрудоспособности либо на время отпуска, предприятие возлагает выполнение функций отсутствующего сотрудника на сотрудника из того же либо смежного подразделения. Так, замещать отсутствующего начальника отдела кадров должен офис-менеджер, на которого возлагаются обязанности по ведению кадрового делопроизводства.
И наоборот, функции офис-менеджера, который временно отсутствует, берёт на себя начальник отдела кадров. То есть должности офис-менеджера и начальника отдела кадров, как правило, взаимозаменяемы.

Должностная инструкция администратора офиса

Важно

Основы деятельности офиса устанавливаются администратором по пунктам:

• Подбор и расстановка специалистов.
• Планирование стратегии и тактики в работе.
• Построение организационной структуры офиса.

Для стабильного рабочего состояния в офисе нужно добиться того, чтобы каждый кадр преуспевал в своей деятельности. Положительные результаты труда реализуются методами мотивации и управлением ее стратегией.

Разработка и воплощение прогрессивных подходов к улучшению качества и повышению производительности – обязанности офис-менеджера. Деловое общение в рабочем коллективе строится на морали и профессиональной этике.

Инфо

Офис-менеджер является лицом, подающим пример вежливого тона и уважения сотрудникам. Внутренний контроль Все принятые решения должны контролироваться самим администратором.

Должностная инструкция офис-менеджера

Контроль осуществляется по следующим профессиональным направлениям:

• Введение и обеспечение внутреннего трудового распорядка.
• Соблюдение специфических норм общения в компании.
• Контроль за культурой речи при общении с клиентами и деловыми партнерами.
• Дресс-код – немаловажный пункт в работе компании. Сотрудники должны носить соответствующую форму, которая устанавливается стандартами деловой среды и предписаниями устава компании.

Офис-менеджер, должностные обязанности которого включают управление кадрами и контроль за деятельностью, должен разработать собственную методику организации и структуру оценивания качества работы.

На каждого сотрудника накладывается дисциплинарная ответственность в случае нарушений трудового распорядка и рабочей этики. Такую ответственность несет и сам управляющий.
Утверждаю [организационно-правовая [должность, подпись, Ф. И. О. форма, наименование руководителя или иного должностного организации, предприятия] лица, уполномоченного утверждать должностную инструкцию] [число, месяц, год] М. П. Должностная инструкция управляющего административным комплексом (административного директора) [наименование организации, предприятия и т. п.] Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения. 1. Общие положения 1.1. Управляющий административным комплексом относится к категории руководителей, принимается на работу и увольняется с нее приказом руководителя предприятия, которому он непосредственно подчиняется в своей работе. 1.2.

Должностная инструкция управляющего предприятием

Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по улучшению организации и совершенствованию методов выполняемой им работы. 3.7. Запрашивать документы, материалы, инструменты и т. п., необходимые для выполнения своих должностных обязанностей. 3.8. Другие права, предусмотренные трудовым законодательством. 4. Ответственность Управляющий административным комплексом несет ответственность: 4.1.
За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ. 4.2. За причинение материального ущерба работодателю — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ. 4.3.

Должностная инструкция офис менеджера с функциями секретаря

В числе обязанностей офис-менеджера может быть и работа с коммунальными службами, с представителями обслуживающих оргтехнику организаций. Основное и существенное различие между офис-менеджером и администратором офиса заключается в руководящих полномочиях - администратор, как правило, не управляет офисными работниками, а всего лишь является одним из них и выполняет свою работу во взаимодействии с персоналом офиса.

Офис-менеджер и администратор офиса должны обладать такими личностными качествами, как коммуникабельность, энергичность, умение четко и ясно выражать свои мысли, уверенность, умение убеждать, способность к самоорганизации (для администратора) и умение управлять коллективом (для менеджера), знание иностранного языка, пр. I. Общие положения 1. Администратор офиса относится к категории специалистов.

Ведет делопроизводство. 4. Ведет регистрацию и учет входящей и исходящей документации. 5. Осуществляет не менее 2 раз в день получение и рассылку электронной почты.

Контролирует доставку почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи. 6. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. 7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдает документацию в архив. 8. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей. 9. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций. 10. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

Управляющая офисом должностные обязанности

Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты. 9. Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.10. Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками. 11. Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).12. Важно Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей. 13. Ведет учет посетителей. 14. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций. 15.
Руководитель офиса продаж назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом генерального директора Общества. Запрашивать от структурных подразделений организации и самостоятельных специалистов необходимую информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей. 4.

Требовать от руководства организации надлежащих условий работы и соблюдения положений, предусмотренных ТК РФ.4. Ответственность офис-менеджера Офис-менеджер несет ответственность в следующих случаях: 1.

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.2.

Офис-менеджер подчиняется непосредственно генеральному директору.1.4. Офис-менеджеру подчиняются водитель, курьер и уборщица.1.5.

На время отсутствия офис-менеджера его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.1.6. На должность офис-менеджера назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование - высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства.1.7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:- законодательными актами РФ;- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;- приказами и распоряжениями руководства;- настоящей должностной инструкцией. 2.
Организует командировки сотрудников: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.2.8. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса.

Организует их приемку, учет, хранение и выдачу.2.9. Осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.2.9. Координирует и контролирует работу водителя: (прием заявок на машину и разработка графика использования автотранспорта компании); курьера (прием заявок и разработка графика); уборщицы.

3. Права офис-менеджера Офис-менеджер имеет право:3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.3.2.

Генеральный директор

компании _________________

И. О.Ф.

«___» _________ 200__ года

Должностная инструкция
Администратора офиса

I. Общие положения

1. Администратор офиса формирует и решает все вопросы, связанные с обеспечением бесперебойного рабочего режима офиса.

2. Администратор офиса подбирается из числа квалифицированных специалистов с высшим образованием, обладающих хорошими организаторскими способностями, имеющих стаж работы в аналогичной должности не менее 3-х лет.

3. Администратор офиса назначается Генеральным директором.

4. В работе Администратор офиса руководствуется:

Действующим законодательством,

Должностной инструкцией,

Положениями, регламентирующими внутрифирменные отношения

Указаниями Генерального директора

И руководителя отдела по работе с персоналом.

4. Администратор офиса подчиняется непосредственно Директору по административным вопросам.

II. Должностные обязанности

Администратор офиса должен:

1.1. Следить за чистотой и порядком в офисе, контролировать исправность технических средств и оборудования, осуществляя с этой целью взаимодействие со службами арендодателя;

1.2. Производить закупку офисной мебели, оборудования канцелярских и хозяйственных товаров;

1.3. Вести учет приобретенного имущества, оборудования и других материальных ценностей, расход материалов, Контролировать их рациональное использование;

2.10. Осуществлять контроль за выполнением сотрудниками правил внутреннего распорядка, списки нарушителей, установленных правил еженедельного распорядка, списки нарушителей, установленных правил еженедельно вывешивать на «Информационной доске»;

2.11. Следить за актуализацией информации на «Информационной доске», своевременно размещать на ней приказы, распоряжения и др. информацию, регламентирующую внутренний распорядок работы офиса; Принимать участие в разработке планов текущих ремонтов основных средств и помещений.

III. Права

Администратор офиса имеет право:

1. Принимать участие в созываемых руководством совещаниях при обсуждении на них вопросов, имеющих отношение к своей компетенции;

2. Представительствовать от имени Общества в других организациях и учреждениях по вопросам, относящимся с своей компетенции.

IV. Ответственность

Администратор офиса несет административную ответственность за выполнение должностных обязанностей в соответствии с положениями настоящей Инструкции. Несет ответственность в соответствии с «Положением о системе мотивации» за выполнение должностных обязанностей своевременно и в полном объеме.

Директор по административным вопросам:

____________________/И. О.Ф./ «__»__________200__ г.

В сборник включены должностные инструкции, составленные в соответствии с квалификационными характеристиками, содержащимися в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37, а также в соответствии с другими нормативными актами по тарифно-квалификационным характеристикам (требованиям). Сборник состоит из двух разделов: в первый включены общеотраслевые должностные инструкции руководителей, специалистов, технических исполнителей, во второй - должностные инструкции по отраслям (редакционно-издательская деятельность, транспорт, банковская деятельность, торговля, научно-исследовательская деятельность, образование, здравоохранение). Для руководителей организаций, работников кадровых и юридических служб.

Настоящее пособие представляет собой собрание примерных должностных инструкций для работников предприятий торговли по профессиям, как входящим в состав единого тарифно-квалификационного справочника, так и не включенным в него. Должностные инструкции разработаны с учетом положений нормативной документации и судебной практики. Предназначено для работников кадровых служб предприятий торговли.

Настоящее пособие представляет собой собрание примерных должностных инструкций для работников предприятия, занимающих должности, как входящие в состав единого тарифно-квалификационного справочника, так и иных профессий. Должностные инструкции разработаны с учетом положений нормативной документации и судебной практики. Предназначено для работников кадровых служб.

В сборник включены должностные инструкции, составленные в соответствии с действующими нормативными документами, в частности, с нормативными актами по тарифно-квалификационным характеристикам (требованиям). Для руководителей организаций, специалистов кадровых и юридических служб, работников организаций.

В книге представлены образцы основных должностных инструкций работников образовательных учреждений, в которых определены должностные обязанности, права и ответственность каждого работника согласно занимаемой должности. Для удобства пользования инструкции сгруппированы по разделам, соответствующим подразделениям образовательного учреждения. Издание предназначено для работников средних, средних специальных образовательных учреждений и вузов, сотрудников отделов кадров (служб персонала) этих учреждений, контролирующих органов.

В сборнике представлены более 250 образцов должностных инструкций руководителей, врачей-специалистов, специалистов с высшим немедицинским образованием, среднего медицинского и фармацевтического персонала, младшего медицинского персонала, работников административно-хозяйственных служб учреждений здравоохранения, а также методические рекомендации по их составлению. Все материалы основаны на действующих нормативно-правовых документах. Издание предназначено для руководителей и специалистов органов управления и учреждений здравоохранения, госсанэпидслужбы и аптек.

В практическом пособии рассматриваются ключевые вопросы организации бухгалтерского делопроизводства предприятия (организации, учреждения) любой формы собственности. Материал пособия излагается системно, на основе актуальных нормативно-методических и нормативно-технических документов, включая Инструкцию по делопроизводству. Основное внимание в книге уделено рассмотрению порядка работы с бухгалтерскими документами, а также документированию деятельности бухгалтерии. Вводный раздел книги посвящен организации деятельности "с нуля" группы бухгалтерского делопроизводства. Книга предназначена для главных бухгалтеров предприятий, руководящего состава и специалистов финансово-экономических служб и подразделений, бухгалтеров, документоведов, а также для обучающихся по специальностям "Бухгалтерское дело" и "Делопроизводство" в учебных заведениях и на специализированных курсах.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. На диске вы найдете лекции по основным вопросам делопроизводства, а также практикум, который поможет сформировать у будущего специалиста навыки, необходимые в его профессиональной деятельности. Курс лекций основан на программе для высших учебных заведений и лицеев РФ и начитан по особой методике, разработанной с целью повысить усваиваемость материала. Содержание курса: 1. Становление делопроизводства в России. 2. Основные понятия делопроизводства. 3. Оформление реквизитов. Виды бланков. 4. Понятие организационных документов. Устав и учредительный договор. 5. Организационные документы: Положение об организации. Регламент. 6. Организационные документы: Инструкция. 7. Организационные документы: Правила внутреннего трудового распорядка. Структура и...

В книге раскрываются функции и основные направления деятельности современных служб делопроизводства на основе требований законодательных актов, инструкций по делопроизводству, унифицированных систем документации, альбома форм документов организационно-распорядительной системы документации, стандартов, методических рекомендаций. Представлена развернутая характеристика различных комплексов документов, оформляемых службами делопроизводства, а также приведены примеры по их заполнению и организации работы с документами. Книга содержит практический материал для ведения делопроизводства в организации независимо от формы собственности, для управления документами. Адресована работникам управленческой структуры, руководителям любого уровня, специалистам в области управления документами, а также всем, интересующимся технологией работы с документами.

Курс "Делопроизводство" начитан по особой методике, разработанной с целью повышения усваиваемости материала и увеличения комфортности обучения. Вы сможете получить нужную профессию в сфере делопроизводства, внимательно прослушав этот Аудиокурс. Курс призван сделать Вас востребованным специалистом на рынке труда. Курс основан на программе для Высших учебных заведений и Лицеев РФ. Содержание аудиокурса: Становление делопроизводства в России. Основные понятия делопроизводства. Оформление реквизитов. Виды бланков. Понятие организационных документов. Устав и учредительный договор. Организационные документы: Положение об организации. Регламент. Организационные документы: Инструкция. Организационные документы: Правила внутреннего трудового распорядка. Структура и штатная численность. Штатное расписание. Организационные документы: Понятие распорядительных документов. Приказ. Распоряжение....

Офис-менеджер – один из самых необходимых кадров в работе любой современной компании. Широкий спектр обязанностей включает функции организационно-контролирующего специалиста. В нем одновременно объединены до трех полномочных представителей: секретаря, завхоза, администратора. Обязанности офис-менеджера предполагают главным образом большую ответственность и высокую исполнительность.

Требования к специалисту

Инструкция должностная офис-менеджера включает необходимые предписания для принятия на работу и ее осуществления в дальнейшем. Первое, чем должен обладать претендент на данную должность, - это соответствующее образование и профессиональные навыки. Работник должен иметь диплом об окончании среднего специального, неполного высшего или высшего образования.

В навыках должны присутствовать знания об устройстве офиса и особенностях его работы. Зонирование помещения – немаловажный фактор в функциональности. Если офис-менеджер знаком с принципами организации деятельности, ему будет несложно контролировать отдельные рабочие позиции. Персонал должен распределяться по своим местам в соответствии с обязанностями так, чтобы не нарушалась другая работа. Офис-менеджер должен знать сферу работы и степень ответственности каждого специалиста.

Обязанности администратора офиса

Управляющий обязан организовать оптимально комфортное производство в помещении офиса. Помимо зонирования, менеджеру необходимо управлять работниками, чтобы стабильно выполнялись все функции каждого кадра. Основы деятельности офиса устанавливаются администратором по пунктам:

• Подбор и расстановка специалистов.
• Планирование стратегии и тактики в работе.
• Построение организационной структуры офиса.

Для стабильного рабочего состояния в офисе нужно добиться того, чтобы каждый кадр преуспевал в своей деятельности. Положительные результаты труда реализуются методами мотивации и управлением ее стратегией. Разработка и воплощение прогрессивных подходов к улучшению качества и повышению производительности – обязанности офис-менеджера.

Деловое общение в рабочем коллективе строится на морали и профессиональной этике. Офис-менеджер является лицом, подающим пример вежливого тона и уважения сотрудникам.

Внутренний контроль

Все принятые решения должны контролироваться самим администратором. Контроль осуществляется по следующим профессиональным направлениям:

• Введение и обеспечение внутреннего трудового распорядка.
• Соблюдение специфических норм общения в компании.
• Контроль за культурой речи при общении с клиентами и деловыми партнерами.
• Дресс-код – немаловажный пункт в работе компании. Сотрудники должны носить соответствующую форму, которая устанавливается стандартами деловой среды и предписаниями устава компании.

Офис-менеджер, должностные обязанности которого включают управление кадрами и контроль за деятельностью, должен разработать собственную методику организации и структуру оценивания качества работы. На каждого сотрудника накладывается дисциплинарная ответственность в случае нарушений трудового распорядка и рабочей этики. Такую ответственность несет и сам управляющий. Система мер профилактики нарушений, способы решения конфликтов с руководством и другими сотрудниками, методы морального стимулирования разрабатываются администратором.

Обязанности завхоза

Функции заведующего также может выполнять офис-менеджер. В этом случае ему необходимо производить обеспечение персонала и помещения необходимыми расходными материалами. Каждый работник должен иметь бейдж и визитные карточки для того, чтобы его личность, имя, должность, контактные данные всегда можно было узнать и правильно обращаться. Лицо специалиста – лицо офиса и компании.

Снабжение канцелярскими принадлежностями ведется регулярно и входит в обязанности офис-менеджера. Составляются хозяйственные планы по обеспечению товарами с учетом количества поставляемой в компанию продукции, стоимости оптовых закупок и систем скидок. Постоянные поставки офисного материала, в том числе бумаги и расходной продукции для техники, осуществляются с заключением сделок с поставщиками и обслуживающими компаниями при непосредственном участии в этом офис-менеджера. Поступление товаров контролируется платежной и учетной документацией. Выдача канцтоваров и принадлежностей персоналу производится с назначением ответственных лиц и наличием схем и порядка распределения хозяйственных ценностей.

Все оборудование контролирует завхоз, в данном случае офис-менеджер. Должностные обязанности включают наблюдение за исправным состоянием технических средств, коммуникаций. В случае поломки аппаратов и машин осуществляется вызов обслуживающей компании или ремонтирующего специалиста и проверка результатов его работы. Такой контроль происходит и при поставке новой техники в офис.

Инвентаризация оборудования и расходных материалов производится офис-менеджером путем периодической сверки наличия и технического состояния хозяйственного имущества с данными бухгалтерского учета.

Под свою ответственность управляющий хозяйственным обеспечением распоряжается средствами, выделенными офису на приобретение необходимых компании товаров и восполнения технических нужд помещения. Завхоз организует материально-техническое снабжение совещательных мероприятий, конференций, переговоров.

Секретарь и его обязанности

Все перечисленные ключевые процессы в работе управляющего и его решения должны быть официально закреплены, а потому в обязанности офис-менеджера, секретаря в одном лице входит документационное обеспечение организационных мероприятий. Каждый документ, в зависимости от назначения, обладает своей формой и структурой составления. Только тогда принятое решение или план будут иметь законную основу и предполагать неукоснительное выполнение всех пунктов. Так строится четкая и слаженная деятельность компании.

Сотрудничество и интеграция

Секретарь-менеджер организует встречу и прием гостей. Делегации и комиссии, партнеры, клиенты – важные визитеры компании. От них напрямую зависит деятельность фирмы и ее развитие. Общение происходит на деловом уровне с использованием формально-дружественной этики без перехода на личные связи и взаимодействие - только работа. Офис-менеджер должен символизировать культуру и уважение не только как руководящего представителя, но и фирмы в целом. Получение и передача контактной информации производятся непосредственно секретарем. Для сотрудничества и решения важных вопросов взаимодействия осуществляется обмен визитными карточками, их анализ и хранение в отделе. Ведение деловой корреспонденции с партнерами и филиалами входит в обязанности офис-менеджера. Им производится электронная и курьерская отправка необходимого материала, прием и анализ информации, ведение деловой переписки.

Менеджер в структуре управления

Управляющий в большинстве случаев находится в непосредственном подчинении у генерального директора компании и высшего руководства. Ответственность и права предписываются начальством, которое контролирует их соблюдение. В обязанности офис-менеджера для резюме входит отчет о проведенной внутриофисной организации, достижении результатов производительности и возникших трудностях в работе и обеспечении деятельности. Им выносятся предложения по улучшению условий, экономические и хозяйственные вопросы о закупке оборудования и материалов, обращения о перемещении, повышении, увольнении рабочих кадров. На рассмотрение передаются дисциплинарные наказания и поощрения отличившихся специалистов.

Инструкция специалиста

Принятие на работу нового управляющего сопровождается составлением и принятием набора обязанностей, прав и ответственностей. Инструкция офис-менеджера включает полный список всех вышеописанных норм и правил для работы и организации, в него также входят лица или должности, подчиняющиеся администратору.

Карьерная лестница

Карьера менеджера строится на внутреннем развитии и профессиональном росте, который заключается в повышении навыков. Изменение влияния происходит наряду с увеличением или падением авторитета в глазах подчиненных и других сотрудников. Вертикальная положительная мобильность должности фиксируется успехами в достижении поставленных компанией целей, инициативой и коммуникабельными качествами, новаторскими способностями и эффективной методикой работы.

Офис-менеджер – одна из самых востребованных профессий. Эффективный специалист должен уделять значительное внимание человеческим ресурсам, данное требование входит в обязанности офис-менеджера для резюме. Правильно подобранный по внутренним лидерским качествам и высококвалифицированный кадр будет положительно влиять на динамику развития фирмы.